Carlos Varela Gil

SUMARIO:

I. Concepto

II. Antecedentes históricos

III. Régimen jurídico

IV. Competencias.

I. CONCEPTO

El Archivo General de la Administración es el archivo que recoge, selecciona, conserva y dispone, para información e investigación científica, los fondos documentales de carácter civil de la Administración Central del Estado que carezcan de vigencia administrativa[2].

El Archivo General de la Administración es un archivo intermedio, pues se encuentra a mitad de camino entre los Archivos Centrales de los Ministerios y el Archivo Histórico Nacional. De esta manera, cuando los expedientes almacenados en cada departamento ministerial han sido tramitados y han surtido efectos, por razones de espacio y orden se trasladan al Archivo Central del Ministerio. A los 15 años, el Archivo Central de cada Ministerio envía estos documentos al Archivo General de la Administración. Finalmente, el Archivo General de la Administración remite al Archivo Histórico Nacional aquella documentación con más de 25 años de antigüedad que ya carezca de valor administrativo y posea, en cambio, valor histórico[3].

II. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

El Archivo General de la Administración es heredero del Archivo General de Simancas y del Archivo General Central[4].

En el s.XVI, el paulatino aumento de la actividad administrativa en España aconsejó la creación de un archivo en el que se pudiera albergar de manera ordenada los documentos oficiales de la Corte. Por esta razón, Felipe II creó el Archivo General de Simancas que, próximo a la Corte, permitía con relativa comodidad acceder a la documentación existente cuando se considerase oportuno. Desde ese momento, el Archivo de Simancas ha venido recogiendo documentación de los Consejos de la época de los Austrias (s. XVI y XVII) y de las Secretarías del reinado Borbón (s. XVIII). Finalmente, en 1844 una Real Orden condenó su función administrativa y lo convirtió en archivo histórico al servicio de la investigación.

Esta decisión había sido tomada debido a la saturación del archivo vallisoletano y la distancia de éste con la nueva Corte, instalada en Madrid. Por tal motivo, y con el objeto de poder acceder a la documentación oficial más fácilmente, un Real Decreto de 17 de julio de 1858 creó el Archivo General Central. Situado en el Palacio Arzobispal de Alcalá de Henares, en él se depositaron una importante documentación oficial de los s. XVIII y XIX. Desgraciadamente, en 1939 un desafortunado incendio acabó con la mayor parte de los escritos albergados en el edificio.

Tres décadas después, en 1969, se aprobó la creación del Archivo General de la Administración, que al igual que el Archivo General Central se ubicó en Alcalá de Henares. En él se conservan los fondos de nuestra historia reciente procedentes fundamentalmente de la Administración Central[5]. Asimismo, debido a la falta de espacio en el Archivo Histórico Nacional, el Archivo General de la Administración también realiza funciones de Archivo histórico.

III. RÉGIMEN JURÍDICO

El Archivo General de la Administración es un archivo de titularidad estatal que gestiona directamente el Ministerio de Cultura a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales. Fue creado por el Decreto 914/1969, de 8 de mayo, que configuró el sistema de archivos de la Administración.

En cuanto a la normativa básica, el Archivo General de la Administración se supedita a la Constitución Española, de 27 de diciembre de 1978 (BOE 29/12/1978); a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE 27/11/1992); a la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE 29/06/1985); y al Real Decreto 111/1986 de 10 de enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español (BOE 28/01/1986).

En relación con la normativa específica, el Archivo General de la Administración está sometido esencialmente al Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos (BOE 25/11/2011); al Real Decreto 1969/1999, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición de la tarjeta nacional de investigador para la consulta de los archivos de titularidad estatal, adheridos al Sistema Archivístico Español (BOE 13/01/2000); al Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (BOE 11/02/2000); al Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original (BOE 15/11/2002); y al Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (BOE 7/11/2007).

IV. COMPETENCIAS

El Archivo General de la Administración tiene como principales competencias las de recoger, seleccionar, conservar y poner a disposición de los ciudadanos los documentos de la Administración Central que hayan perdido su vigencia administrativa.

1. Recogida documental. El Archivo General de la Administración recoge la totalidad de los expedientes en los que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos o intereses del Estado o de los administrados cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos. Asimismo, también recoge cualquier otra clase de expedientes, informes, estudios, etc. que hayan producido en la dependencia que los ha elaborado o tramitado la totalidad de sus efectos[6].
2. Selección de documentos. Mediante la selección documental, el Archivo General de la Administración organiza los fondos que recibe. A través de esta labor se analiza cada documento que llega con una doble intención: primero, clasificarlo adecuadamente para facilitar su búsqueda; segundo, determinar su posible valor histórico para su posterior salvaguardia y, en su caso, traslado al Archivo Histórico Nacional.
3. Conservación documental. El Archivo General de la Administración tiene también la tarea de conservar los documentos recibidos. Esa labor implica adoptar medidas de prevención que impidan el deterioro de la documentación aportada. Además, para aquel material que se encuentre en un estado defectuoso, el Archivo deberá emplear los medios más adecuados para restaurarlo.
4. Puesta a disposición de los documentos. La documentación recibida por el Archivo General de la Administración se considera en todo momento al servicio de los organismos que la hubieran remitido, debiendo facilitar cualquier información, copia o certificación que soliciten, o incluso reenviarle la documentación original si la requirieren[7].

Asimismo, el Archivo tiene por objeto difundir su patrimonio documental de forma libre y gratuita entre los investigadores y el resto de ciudadanos para convertirlo en centro de estudios y parada obligada en el conocimiento de la historia española[8].