María J. Roca

Universidad complutense de Madrid

Sumario        

I. Concepto y función

II. Breve referencia histórica

III. Régimen jurídico

1. Derecho canónico
2. Derecho español

I. Concepto y función

El Consejo Internacional de Archivos define al archivo como “el conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos por una persona jurídica o física, en el ejercicio de su gobierno para alcanzar sus fines”[1]. Así, un archivo es eclesiástico,[2] cuando la persona jurídica titular es una persona jurídica pública dentro de la Iglesia. Una parte de la doctrina considera que son también archivos eclesiásticos los de las personas jurídicas privadas, y los de las asociaciones canónicas[3]. Una parte de la doctrina considera que los archivos eclesiásticos son públicos cuando cumplen tres requisitos: constitución por la autoridad eclesiástica, custodia encomendada a una persona constituida en su oficio por la autoridad eclesiástica, y control y vigilancia por parte de la autoridad eclesiástica competente[4]. Los archivos de otros entes o personas jurídicas canónicas (asociaciones de fieles, por ejemplo), serían eclesiásticos, pero no públicos[5]. En mi opinión la “eclesialidad” de los archivos –como la de cualquier otro bien mueble o inmueble- tiene su causa en el titular de la propiedad del bien: que sea una persona jurídica pública en el ordenamiento canónico. Sólo a estos archivos se les aplican las normas del Código relativas a los archivos. En otros supuestos sólo serán de aplicación en la medida en que lo prevean los estatutos de la persona jurídica titular del archivo.

Según la Pontificia Comisión para los bienes culturales[6], en la mens de la Iglesia “los archivos son tanto lugares donde se conserva la memoria de las comunidades cristianas, como factores de cultura para la nueva evangelización. Son, pues, un bien cultural de especial importancia (…). Ya que los archivos eclesiásticos son los lugares de la memoria de la Iglesia, deben recoger sistemáticamente los datos con los que se ha escrito la Historia de la comunidad eclesial, para que se ofrezca la posibilidad de una atenta valoración de lo que se ha realizado, de los resultados obtenidos, de las omisiones y de los errores”.

II. Breve referencia histórica

El Derecho canónico desde la época clásica ha regulado quienes debían llevar archivos y las condiciones materiales de la sedes archivi. Se consideraban titulares del ius archivi a los prelati ecclesiastici maiores, qui in suis territoribus exercent jura Imperii et regalium[7]. Es decir, titulares del ius archivi eran los Obispos y los señores de vasallos. Por su parte el Pontífice Sixto V en el Motu proprio Provida romani, de 29 de abril de 1587, concreta que tenían la obligación de constituir los archivos in loco congruo, ad id deputato, ac tuto, et bene clauso, reponant atque perpetuo custodiant, et conservent [8]. Las providencias dirigidas a los archivos dello Stato Ecclesiastico de Sixto V (Sollicitudo pastoralis, de 1 de agosto de 1588) y Urbano VII (Pastoralis officii, de 1 de noviembre de 1562), recuerdan que el archivo se constituye y regula iustitia denique cum animi certitudine ac publica et privata ómnium utilitate aequa lance administretur[9].

III. Régimen jurídico

1. Derecho canónico

El Código de Derecho Canónico de 1983, vigente para la Iglesia latina[10], establece en el c. 486: “1. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los documentos que se refieran a las diócesis o a las parroquias.

2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro un archivo o tabulario diocesano, en el que se conserven con orden manifiesto y diligentemente guardados los documentos y escrituras correspondientes a los asuntos diocesanos, tanto espirituales como temporales.

3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se guardan en el archivo, con un breve resumen del contenido de cada escritura”.

El c. 491 prescribe: 1. “Cuide el Obispo diocesano de que se conserven diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos de las Iglesias catedralicias, de las colegiatas y de las demás iglesias de su territorio, y de que se hagan inventarios o índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio y el otro en el archivo diocesano.

2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico, y de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico.

3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos, aludidos en los §§ 1 y 2, deben observarse las normas establecidas por el Obispo diocesano”.

El principal responsable de los archivos diocesanos es el canciller de la curia[11].

El término archivo en el Derecho canónico, no se refiere solo a la custodia de documentos históricos sino también a la conservación, registro, y custodia de documentos recientes, que son necesarios y a la vez dan cuentan del gobierno actual de la persona jurídica titular del archivo[12]. En consecuencia, ya antes de la promulgación del código vigente, dentro del archivo diocesano, se distinguían dos secciones: la histórica y la administrativa[13]. A tenor de los cc. 486-491, la doctrina[14] habla de tres clases de archivos a nivel diocesano: el histórico, el administrativo y el secreto. De facto, el archivo secreto es una sección del histórico y del administrativo sometido a reglas especiales[15], como la prohibición de publicar los documentos en él conservados (c. 489 § 1 y c. 490), o la restricción de acceso a su consulta. El Código prescribe qué documentos han de custodiarse en el archivo secreto: las actas de los procesos penales, los documentos de la instrucción previa al proceso penal (c. 1719), los certificados que, a tenor de lo previsto en los cc. 1130 -1133, deben considerarse reservados o de conciencia, y la lista de personas a las que compete el gobierno de una Diócesis, cuando queda impedida la sede (c. 423 § 1). En las diócesis españolas[16] no hay, por el momento, una normativa archivística homogénea[17], aunque el 35 % de ellas[18] se rigen por el Reglamento de los archivos eclesiásticos de 1975, aprobado por la Conferencia episcopal en 1976[19].

Además de los archivos de las Iglesias particulares (entre los que destacan los diocesanos y los parroquiales[20], a los que expresamente alude el CIC), también están obligados a constituir archivos los diversos organismos pertenecientes al gobierno de la Iglesia universal. De todos ellos, destaca por su importancia histórica el Archivo Secreto Vaticano.

El régimen jurídico del Archivo Secreto Vaticano, tiene como base el art. 187 de la Constitución apostólica Pastor Bonus[21]: “… el Archivo Secreto Vaticano, en el cual se conservan los documentos relativos al gobierno de la Iglesia, a fin de que estén a disposición en primer lugar de la Santa Sede y de la Curia para realizar su trabajo, y también, por concesión pontificia, puedan ser para todos los historiadores fuentes de conocimiento, incluso de la historia profana, de todas las regiones que en los siglos pasados estuvieron estrechamente ligadas con la vida de la Iglesia”. Así pues, este archivo no solo está al servicio del gobierno de la Iglesia, sino que también está disponible para la investigación científica, en las condiciones que establece el reglamento promulgado por la Dirección del archivo[22].

2. Derecho español

La Iglesia católica es una persona jurídico-pública, pero no tiene poder público, ni está integrada en los órganos del Estado. En consecuencia, sus archivos no entran dentro de la categoría de archivos administrativos a los que se refiere la Constitución y el art. 37 de la Ley de Procedimiento administrativo común para las Administraciones públicas, puesto que la Iglesia no es un órgano administrativo. Los archivos eclesiásticos son de titularidad privada, desde el punto de vista del Estado, aunque las personas que se mencionan en el art. I, 6 del Acuerdo sobre asuntos jurídicos entre la Santa Sede y el Estado Español sean personas jurídico-públicas en el Derecho canónico. Siendo archivos de titularidad privada, no puede accederse a ellos, si no es mediante un mandamiento judicial, y, a su vez, para que el juez pueda emitir un mandamiento es preciso que haya una ley que le habilite a ello.

A tenor del mencionado Acuerdo sobre asuntos Jurídicos entre la Santa Sede y el Estado Español, los archivos, registros y otros documentos eclesiásticos son inviolables. Esta inviolabilidad -que no está amparada por la antigua extraterritorialidad[23]- presenta cuestiones controvertidas tanto respecto a la normativa de patrimonio histórico artístico[24] y de propiedad intelectual[25], como en relación con las peticiones que puedan cursar los jueces civiles respecto de actas o documentos de procesos canónicos[26]. Recientemente, también se han suscitado problemas para los registros eclesiásticos de bautismo por la aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Quienes han emitido una declaración de apostasía, han solicitado en ocasiones la cancelación del asiento de su bautismo en el correspondiente registro eclesiástico.

Está fuera de toda duda que los libros de registro de bautismo gozan de la inviolabilidad garantizada en el art. I. 6) del Acuerdo Jurídico. La distinción que hizo la Audiencia Nacional, antes de la Sentencia del Tribunal Supremo de 19 de septiembre de 2008[27], que puso fin a la controversia, según la cual la inviolabilidad sólo puede invocarse frente al Estado, pero no frente al titular del dato que consta en el registro, es quizá una distinción demasiado sutil y a la postre poco operativa. En último término, fue la Agencia Española de Protección de Datos y la propia Audiencia Nacional (ambas en ejercicio del poder público del que son titulares), no un particular, quienes instaron a la Archidiócesis de Valencia a que expidiera el certificado de apostasía. En mi opinión, esa inviolabilidad puede invocarse frente a terceros (sean o no titulares del poder público), pero en virtud del principio de cooperación que obliga a las dos partes contratantes (Iglesia y Estado) en la interpretación del Acuerdo Jurídico, las diócesis deben acceder a lo que piden los titulares del dato anotado en un registro eclesiástico, siempre que ello no se oponga a las previsiones del Derecho canónico vigente[28]. Si se diera esa oposición con el Derecho canónico, sí se debería oponer el derecho de autonomía de la Iglesia y la inviolabilidad de los registros eclesiásticos.

La anotación marginal de la apostasía es conforme al Derecho canónico; la cancelación, no. Porque ello puede lesionar derechos de terceros[29]. Debido a los efectos jurídicos que la apostasía produce en el ámbito canónico, y a tenor de los efectos que la cancelación produce. Según lo previsto en “La Norma Tercera de la Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia española de Protección de Datos, relativa al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación, dispone que ‘la cancelación exige el borrado físico de los datos, sin que sea suficiente a estos efectos una marca lógica o el mantenimiento de otro fichero alternativo en el que se registren las bajas producidas’ y que ‘en los casos en que, siendo procedente la cancelación de los datos, no sea posible su extinción física, tanto por razones técnicas como por causa del procedimiento o soporte utilizado, el responsable del fichero procederá al bloqueo de los datos, con el fin de impedir su ulterior proceso o utilización’”[30].