Carlos Varela Gil

SUMARIO

I. Concepto

II. Antecedentes históricos

III. Régimen jurídico

IV. Composición del sistema archivístico militar

V. Competencias de los archivos militares.

I. CONCEPTO

Según el art. 2 del Reglamento de Archivos Militares[2], archivos militares son: por un lado, los conjuntos orgánicos de documentos[3] en los que se recogen los fondos que integran el Patrimonio Documental Militar Español y que están puestos al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa; y por otro lado, archivos militares son también las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden dichos conjuntos orgánicos.

II. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Hasta finales del s.XIX la organización de los archivos civiles y militares era conjunta. Fue a partir de 1885 cuando, con la aprobación del Reglamento del Archivo del Ministerio de la Marina, comenzaron a separarse. Una división que posteriormente sería seguida por los otros dos ejércitos a partir de 1898, momento en el que se promulgó el Reglamento Provisional para el Régimen y Servicio de los Archivos Militares (aplicado primero a los archivos del Ministerio de la Guerra y del Ejército de Tierra y, posteriormente –en 1953–, a los archivos del Ministerio del Aire y del Ejército del Aire).

Finalizada la Dictadura e integrados los ejércitos de tierra, mar y aire en el Ministerio de Defensa, se hizo necesario trazar una política archivística homogénea (y no independiente, como había sucedido desde el siglo pasado). El nuevo marco normativo establecido por la Constitución[4] y continuado por la Ley de Patrimonio Histórico Español[5] y la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común[6] obligaba a una mayor apertura de los archivos militares que no tardó en ser exigida desde distintos sectores académicos y políticos. En esas circunstancias se planteó la disyuntiva de integrar los archivos militares en el sistema archivístico general o, por el contrario, mantenerlos separados de los de la Administración Civil. Se decidió elegir esta última opción[7]; a pesar de ello, la organización archivística militar exigía un tratamiento unitario y una profunda modernización que acentuara el carácter de servicio público y ampliase su vinculación con los intereses del mundo de la investigación y de la sociedad en general[8]. Dicha modernización se ha ido paulatinamente produciendo.

III. RÉGIMEN JURÍDICO

Los archivos militares son de titularidad estatal y están gestionados directamente por el Ministerio de Defensa a través de la Subdelegación General de Patrimonio Histórico-Artístico, adscrita a la Secretaría de Estado de Defensa[9].

En lo relativo a la normativa básica, estos archivos se supeditan a la Constitución Española, de 27 de diciembre de 1978 (BOE 29/12/1978); a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE 27/11/1992); a la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE 29/06/1985); y al Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos (BOE 25/11/2011).

En cuanto a su regulación específica, la normativa esencial a la que se hallan sujetos es el Real Decreto 2598/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos Militares (BOE 19/12/1998); el Real Decreto 1816/2009, de 27 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de los Archivos Judiciales Militares (BOE 15/01/2010); la ORDEN PRE/447/2003, de 27 de febrero, por la que se determinan los órganos de dirección, planificación y ejecución del Sistema Archivístico de la Defensa, se modifica la dependencia y composición de la Junta de Archivos Militares y se establece la dependencia y composición de la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa (BOE 04/03/2003); la Instrucción General de marzo de 2006 sobre el sistema de acción cultural del Ejército de Tierra; la Instrucción 15/2010, de 30 de marzo, del Jefe de Estado Mayor de la Armada, por la que se establece la organización del Subsistema Archivístico de la Armada; y la Instrucción General 10-22, de 15 de septiembre de 2004, del Jefe del Estado Mayor del Ejército del Aire, sobre organización y funciones del subsistema archivístico del Ejército del Aire.

IV. COMPOSICIÓN DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO MILITAR

Con la creación de un Ministerio de Defensa único en 1977 que asumió las competencias sobre el patrimonio documental en el ámbito castrense, resultó obligado proceder a unificar los criterios en materia archivística, una organización única de los archivos militares que vino desarrollada por el R.D. 2598/1998, de 4 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos Militares (BOE nº 303, 19/12/1998)[10].

En virtud de tal Reglamento, se asigna al Ministerio de Defensa la función de dirigir la política general archivística militar (creación, difusión y mantenimiento de archivos, organización presupuestaria y del personal, iniciativa normativa, etc.)[11]. Para ello, se establece un órgano directivo, la Dirección del Sistema Archivístico de Defensa; dos órganos asesores dependientes de ésta, la Junta de Archivos Militares y la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa; y cuatro subsistemas archivísticos (del Ejército de Tierra, de la Armada, del Ejército del Aire y del Órgano Central) en el que se integran el conjunto de archivos militares.

Como hemos señalado, la función directiva en materia de archivos militares se asigna a la Dirección del Sistema Archivístico de Defensa, cuyo cometido es el coordinar la protección, conservación y divulgación del Patrimonio Documental Militar armonizando el funcionamiento de todos los archivos castrenses.

Junto a este órgano directivo se establecen dos órganos consultivos: la Junta de Archivos Militares y la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa[12].

La Junta de Archivos Militares depende orgánica y funcionalmente de la Dirección del Sistema Archivístico de Defensa y es presidida por el Ministro o por persona en quien delegue. Además, en la Junta estarán representados los tres ejércitos (tierra, mar y aire) y la Dirección del Sistema Archivístico, pudiendo también formar parte de la misma dos expertos en archivística e historia. Sus funciones principales serán las de promover el desarrollo normativo y la unificación de criterios sobre archivos militares y asesorar en lo referente a la coordinación y planificación de las actuaciones con respecto al patrimonio documental militar.

La Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa tiene como función principal el estudio de cada documento para determinar si se conserva (y las condiciones de su acceso y utilización) o si, por el contrario, se destruye (por carecer de valor histórico y haber cesado su utilidad administrativa)[13]. Al igual que la Junta de Archivos Militares, depende de la Dirección del Sistema Archivístico de Defensa y está presidida por el Ministro o su delegado. Aparte de él, en la Comisión estará representada la Dirección de la que depende, los archivos de los tres ejércitos y el archivo Central del Ministerio. Junto a ellos, también se incluyen expertos en Archivística, Derecho Administrativo e Historia Contemporánea y un vocal del órgano productor o gestor del documento a analizar.

Finalmente, integran el sistema archivístico militar los restantes órganos y unidades de dirección y planificación técnica, así como la totalidad de los archivos militares. Tales archivos se dividen en archivos del Ejército de Tierra, archivos del Ejército del Aire, archivos de la Armada y archivos del Órgano Central (que reúne a todos los dependientes del Ministerio de Defensa no incluidos en alguno de los archivos anteriores). Cada uno de ellos dispone a su vez de archivos de gestión, centrales, intermedios e históricos. Los archivos de gestión se encuentran dentro de las oficinas administrativas y en ellos se guarda la documentación que todavía está en trámite o que es frecuentemente utilizada. Posteriormente, cuando esta documentación ya ha sido tramitada y ha dejado de ser consultada con asiduidad, se envía desde los archivos de gestión de las oficinas a los archivos centrales. A los cinco años de su custodia, los archivos centrales transfieren esos documentos a los archivos intermedios, en los que se califica y se procede a su destrucción o, si tiene valor histórico y más de 20 años de antigüedad, a su traslado definitivo a un archivo histórico militar[14].

V. COMPETENCIAS DE LOS ARCHIVOS MILITARES

Los archivos militares tienen como principales competencias recoger, seleccionar, conservar y poner a disposición de los ciudadanos los documentos de la administración castrense.

1. Recogida documental. En los archivos militares se recogen aquellos fondos que integran el Patrimonio Documental Militar Español. En primer lugar, los archivos de gestión reúnen la documentación en trámite o sometida a repetida consulta. Posteriormente, esa documentación pasa a los archivos centrales cuando ya ha sido tramitada o cuando ha dejado de ser utilizada de forma habitualmente. Después, los documentos son recibidos por los archivos intermedios cuando su consulta es esporádica, donde permanecen hasta su destrucción o transferencia a un archivo histórico.
2. Selección de documentos[15]. Mediante la selección documental, los archivos militares clasifican los fondos que reciben. Asimismo, los archivos centrales e intermedios ponen en marcha el proceso de valoración de los documentos que reciben proponiendo los plazos de transferencia a los archivos superiores, su posible eliminación o el régimen de acceso a los mismos. Posteriormente, esas propuestas son hechas llegar a la Comisión Calificadora de Documentos de la Defensa, que es la encargada final de dictaminar sobre las mismas.
3. Conservación documental. Los archivos militares tienen también la tarea de conservar los documentos recibidos. Esa labor implica adoptar medidas de prevención que impidan el deterioro de la documentación aportada. Además, en los archivos históricos, y para aquel material que se encuentre en un estado defectuoso, se prevé el uso de los medios más adecuados para restaurarlo (laboratorios de restauración del Sistema Archivístico de la Defensa, servicios de restauración de la Administración del Estado o a través de convenios con entidades privadas)[16].
4. Puesta a disposición de los documentos. La documentación recibida por los archivos militares será puesta al servicio de la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. En este sentido, con carácter general, los documentos, una vez terminada su tramitación y depositados en los archivos centrales, se podrán consultar libremente a no ser que afecten a materias clasificadas de acuerdo a la Ley de Secretos Oficiales, que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y defensa del Estado o la averiguación de delitos, o que tengan datos relativos a la intimidad de las personas[17].