Jaime de Salazar y Acha
SUMARIO
I. Concepto
II. Origen y evolución
III. Objetivo y funciones
IV. Estructura.
I. CONCEPTO:
El Centro de Información Documental de Archivos (Cida), es un órgano dependiente de la Subdirección General de los Archivos Estatales, dentro de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibiliotecas, que tiene como misión fundamental la de difundir y dar a conocer el rico contenido del patrimonio documental español. Su sede está en la paseo de Aguadores 2, 28871 Alcalá de Henares, Madrid.
II. ORIGEN Y EVOLUCIÓN:
El Cida, nació con el Real Decreto 2258/1977, de 27 de agosto, sobre estructura orgánica y funciones del Ministerio de Cultura. Un año después, la Orden Ministerial de 7 de agosto de 1978 (BOE 26 de agosto) sobre estructuración del Centro de Información Documental le asignaba sus funciones. Hoy, desde el Real Decreto 1823/2011, de 21 de diciembre, en su artículo 8, depende del actual Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, cuya estructura orgánica fue aprobada por el subsiguiente Real Decreto 257/2012, de 27 de enero.
II. OBJETIVO Y FUNCIONES:
El objetivo fundamental del Cida es el de difundir y dar a conocer el rico contenido del patrimonio documental español. Esta difusión la realiza principalmente mediante la producción de distintas bases de datos especializadas accesibles en línea. Además en el Centro se atienden consultas por correspondencia y correo electrónico.
Corresponden al Cida las siguientes funciones:
1. Redactar y publicar el catálogo del Patrimonio Documental de la Nación, de manera que la información sobre el mismo llegue eficaz y rápidamente a todas las esferas interesadas en ella, y a efecto de lo dispuesto en la Ley 26/1972, de 21 de junio, de Defensa del Tesoro Documental y Bibliográfico de la Nación, en colaboración con el Centro Nacional del Tesoro Documental y Bibliográfico.
2. Coordinar la edición de inventarios, guías, índices y catálogos y promover la publicación de toda clase de instrumentos de información documental inéditos, con el fin de lograr la mayor difusión de los fondos documentales de los archivos españoles, estatales o particulares.
3. Formar una Guía de Archivos Españoles, estatales y no estatales, que incluya los datos fundamentales, sobre las condiciones del servicio, contenido de los fondos e instrumentos de información existentes de cada archivo.
4. Editar la Bibliografía sobre Archivos, con especial atención a las publicaciones sobre archivos en lengua española.
5. Recoger la información relativa a los archivos de otros países, cuyos fondos documentales tengan conexión con los españoles o sean del interés de los usuarios habituales de los archivos españoles y organizarla, de manera que pueda ser proporcionada rápida y eficazmente a los interesados en ella.
6. Recoger y organizar la información documental relativa a España, a su cultura y a las diferentes culturas hispánicas existentes en los archivos del extranjero.
7. Informar a las instituciones culturales y científicas, a los archivos y a las personas que lo soliciten, de cuantos datos y noticias puedan interesarles en relación con las fuentes documentales y centros de consulta, españoles o en el extranjero, orientándoles en la búsqueda de material e instrumentos de investigación.
8. Colaborar, en materia de información documental, con otros centros de investigación y culturales y con organismos internacionales en la materia.
9. Proponer la negociación de acuerdos sobre información documental con países extranjeros o con organismos internacionales, así como aplicar en España los compromisos derivados de dichos acuerdos.
10. Encauzar la colaboración de la Dirección General del Patrimonio Artístico, Archivos y Museos, con cualquier otro organismo oficial o privado interesado en tareas de información documental y estudiar y proponer cuantas iniciativas puedan contribuir a la más perfecta y eficaz difusión de los archivos españoles.
11. Proponer las disposiciones precisas para la mejor realización de estas tareas y vigilar el cumplimiento de las normas vigentes sobre la materia.
IV. ESTRUCTURA:
Al frente del Cida hay un director, que ha de ser nombrado entre funcionarios del departamento por orden ministerial, a propuesta del Director general del Patrimonio Artístico, Archivos y Museos. Además, el Cida es miembro de la Red Europea de Información y Documentación sobre América Latina (Redial).
La más importante realización del Cida es la colección de su Biblioteca, iniciada en 1978 y que se actualiza regularmente. Está compuesta por los siguientes materiales:
- 11.066 monografías
- 691 títulos de revistas
- 236 recursos electrónicos (Cds y Dvds)
- 4.588 folletos y publicaciones menores
- 25.476 analíticas de seriadas y monografías
Estos fondos bibliográficos son altamente especializados y abarcan diversas materias relacionadas con los archivos, la archivística y ciencias afines.
El acceso para su consulta es libre. En la sala se puede consultar directamente la colección de obras de referencia y los últimos números de las revistas coleccionadas, que son de libre acceso aunque no prestables. La consulta de la colección de depósito de monografías y folletos deberá solicitarse por medio de una papeleta que rellenará el usuario con los datos del documento deseado y se le entregará al personal bibliotecario, quien se lo servirá para consulta en sala (o su posterior préstamo, si el documento es susceptible de ello). Igualmente, la biblioteca del Cida ofrece a sus usuarios la posibilidad de solicitar el préstamo personal domiciliario de sus monografías por un período máximo de quince días, renovable una vez por el mismo período de tiempo. Los retrasos se sancionarán con dos días sin préstamo por día de retraso y libro. No obstante, quedan excluidos del préstamo las obras de referencia, las obras anteriores a 1958, las publicaciones periódicas, los folletos, el material no librario y los informes y trabajos de investigación no publicados. El préstamo de las monografías que sean prestables a domicilio, se solicitará mediante papeleta al personal de la biblioteca, quien lo servirá al usuario y registrará en el sistema de gestión de circulación.
Los fondos de la colección del Cida pueden reproducirse siempre que se respeten los límites dictados por la legislación vigente en materia de propiedad intelectual y de patrimonio histórico. Las reproducciones pueden realizarlas los propios usuarios en una fotocopiadora autoservicio de monedas. Por otra parte, aquellos usuarios que no se desplacen hasta el centro pueden solicitar el servicio de reprografía al personal del Cida, a través del correo electrónico o correo postal. El Cida presupuestará y confirmará el trabajo, que realizará por orden de llegada de peticiones. Los precios cobrados por las distintas copias son los precios públicos establecidos por el Ministerio de Cultura con carácter general para sus centros y organismos autónomos.
Aparte de la información personal que los bibliotecarios puedan elaborar para los usuarios y las ayudas en sus búsquedas bibliográficas dentro y fuera de catálogo colectivo en línea de nuestra red de archivos estatales, el Cida elabora un Boletín de información bibliográfica con las novedades ingresadas en el centro y un Boletín de sumarios de revistas en el que se incluyen los sumarios de las revistas más importantes recibidas en el centro, tanto por suscripción como por donación y del cual tenemos versión digital también:
El Cida ofrece también un servicio de orientación de búsquedas documentales que podrá ser atendido por correo electrónico, correo postal o presencialmente.