Carlos Varela Gil

SUMARIO

I. Introducción

II. Ámbito de aplicación

III. Objetivo del Sistema Español de Archivosv

IV. Conclusiones.

I. INTRODUCCIÓN

El Sistema Español de Archivos aparece regulado en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (BOE 25/11/2011)¹.

Tradicionalmente el tratamiento jurídico de los archivos públicos se ha centrado en la conservación y protección de nuestro patrimonio documental. Hoy en día el carácter tuitivo de la regulación archivística sigue siendo necesario, pero junto a ello también se debe atender al nuevo escenario en el que se encuadra la conservación de los fondos documentales. Un nuevo escenario con documentos heterogéneos (gráficos, sonoros y en imagen –en cualquier tipo de formato–); de distinta titularidad (Administración General del Estado, administraciones autonómicas, entidades privadas, etc.); con nuevos modelos de gestión; y en un contexto en el que los ciudadanos gozan de mayores derechos de acceso a los mismos. Atendiendo a tales circunstancias, la exposición de motivos del Real Decreto 1708/2011 justifica la promulgación de esta norma que tiene como fundamentales propósitos: primero, la cooperación de todos los organismos implicados en la gestión de fondos documentales con el objeto de conseguir una gestión lo más eficaz y uniforme posible; segundo, facilitar el ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos.

II. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El Sistema Español de Archivos está compuesto por el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, por los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales y locales que voluntariamente hayan decidido integrarse y por todo tipo de archivos de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante acuerdos y convenios². Al frente del mismo se sitúa el Ministerio de Cultura, que actuará como coordinador del Sistema en cooperación con los responsables de los distintos archivos. Queda al margen el Sistema Archivístico de la Defensa, que se regirá por su normativa específica salvo en el régimen de acceso a sus documentos (donde se integra en el sistema general establecido por el RD 1708/201)³.

Como se puede apreciar, la integración en el Sistema Español de Archivos es obligada para los Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos, no para el resto de archivos. No obstante, el principal objetivo que pretende alcanzar el RD 1708/2011 es unificar en la medida de lo posible el funcionamiento de todos los archivos españoles. Con ello se conseguiría optimizar recursos y, además, desarrollar de una forma más completa los servicios que prestan los archivos a la sociedad. Tomando como referencia dicha meta, el Real Decreto fomenta la integración en este sistema de los archivos autonómicos, provinciales, locales o de aquellos pertenecientes a instituciones privadas. Una integración que se establecerá en función de las relaciones de cooperación y estará basada en el principio de voluntariedad. En este sentido, para fomentar la colaboración archivística entre Administraciones públicas se crea el Consejo de Cooperación Archivística, presidido por el Subsecretario del Ministerio de Cultura y compuesto por representantes de la Administración Central, de las Administraciones Autonómicas, de las Administraciones Locales y del Consejo de Universidades. Entre sus funciones, corresponde al Consejo la promoción de la integración de todos los archivos de nuestro país en el Sistema Español de Archivos, la elaboración de criterios y directrices comunes o el fomento de la cooperación internacional⁴.

III. OBJETIVO DEL SISTEMA ESPAÑOL DE ARCHIVOS

El Sistema Español de Archivos pretende alcanzar un objetivo fundamental: unificar la gestión de los archivos y el procedimiento de acceso a los mismos.

a. Unificación de la gestión de los archivos⁵. Conseguir un modelo único y moderno de gestión archivística simplifica la organización y fomenta su eficacia. Por ello, el RD 1708/2011 unifica el tratamiento archivístico de los documentos en los distintos archivos de la Administración General del Estado: en los archivos de oficina o de gestión, en los archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de ellos, en el archivo intermedio y en los archivos históricos. 1) Los archivos de oficina o de gestión son aquellos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de documentos en fase de tramitación o sometidos a una continua utilización o consulta. Sus cometidos principales son apoyar la gestión administrativa conservando ordenadamente los documentos y, pasada la fase de tramitación o consulta frecuente, eliminarlos o transferirlos al archivo central de su Ministerio –según su importancia–. 2) Los archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos autónomos de ellos dependientes son aquéllos presentes en cada Ministerio u organismo autónomo y que tienen por objeto custodiar los documentos administrativos llegados de los archivos de oficina una vez finalizada su tramitación o utilización y consulta frecuente. Sus funciones son las de coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como la de organizar los documentos recibidos y eliminarlos o transferirlos al archivo intermedio una vez cumplidos los plazos fijados. 3) El archivo intermedio (Archivo General de la Administración) es la institución responsable de la custodia de los documentos que, tras haber finalizado su fase de vida activa, llegan de los archivos centrales de cada Ministerio y de los organismos autónomos. Entre sus principales competencias se recogen la conservación y ordenación de los documentos recibidos, así como su eliminación o trasferencia al archivo histórico una vez pasado el tiempo establecido. 4) Finalmente, los archivos históricos son los encargados de custodiar, conservar y tratar aquellos documentos administrativos que, viniendo del archivo intermedio, poseen valor histórico. Su cometido principal es el de organizar y conservar sus fondos, así como el de impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado.

La coordinación de este sistema de gestión corresponde a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, quien elaborará las instrucciones y recomendaciones oportunas para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental (desde su nacimiento hasta, si así se estableciera, su conservación en el Archivo Histórico Nacional).

b. Unificación del procedimiento de acceso a los archivos⁶. El Sistema Español de Archivos no sólo pretende unificar la gestión de los mismos, sino también el procedimiento necesario para acceder a ellos. Atendiendo a este propósito se establece un régimen general que vincula a todos los archivos dependientes de la Administración Central y que pretende conciliar por un lado el derecho fundamental a la protección de los datos personales (de acuerdo con la L0 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal) y por otro el derecho de acceso a documentos y archivos. En tal sentido se reconoce a toda persona el derecho a acceder a los documentos conservados previa solicitud, regulando un procedimiento común de acceso para todos los archivos (excepto para aquellos de oficina o gestión).

Los fondos sitos en los archivos de la Administración General del Estado serán de libre acceso, salvo cuando sean clasificados como secretos oficiales, entrañen riesgos para la seguridad y defensa del Estado, interfieran en la averiguación de delitos o en la tutela judicial efectiva o contengan datos personales que afecten a la intimidad o seguridad de terceros. En tales casos, el acceso a estos documentos será restringido y quedará condicionado a la obtención de una autorización previa. Una autorización que se concederá en función del tipo de datos recogidos, de la antigüedad del documento, de las circunstancias del caso y de la finalidad por la que se solicita el acceso (interés para el conocimiento histórico, sociológico, politológico, estadístico, etc.).

IV. CONCLUSIONES

Los cambios políticos, jurídicos y tecnológicos acontecidos en nuestra sociedad en el último siglo hacían conveniente la promulgación de una norma que fomentara la unificación de la gestión de los archivos en nuestro país y del procedimiento de acceso a los mismos. El RD 1708/2011 persigue esta finalidad, pero únicamente incide directamente en los archivos dependientes de la Administración General del Estado. Por ello es necesario, para que la unidad de gestión y acceso sea una realidad en España, que se haga lo posible para integrar en él los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales y aquellos más relevantes de entre los pertenecientes a entidades privadas.